Instauré par la loi du 5 mars 2014, puis profondément remanié par la loi « Avenir professionnel » du 5 septembre 2018 et aménagé lors de la période sanitaire, l'entretien professionnel reste l'une des obligations RH les plus souvent négligées dans les PME. Pourtant, son non-respect peut coûter cher, notamment dans les entreprises d'au moins 50 salariés. Faisons le point sur les règles applicables et sur la manière de les mettre en œuvre sans y passer des semaines.

Rappel : l'entretien professionnel n'est pas un entretien d'évaluation

L'entretien professionnel est prévu par l'article L. 6315-1 du Code du travail. Il est obligatoire pour tous les employeurs, quelle que soit la taille de l'entreprise, et concerne l'ensemble des salariés, quels que soient leur contrat (CDI, CDD, temps partiel, alternance dans certains cas) et leur ancienneté.

Il est consacré aux perspectives d'évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualifications et d'emploi. Il ne porte pas sur l'évaluation du travail accompli : c'est là toute la différence avec l'entretien annuel d'évaluation, qui, lui, n'est pas obligatoire sauf disposition conventionnelle. Les deux peuvent être organisés le même jour, mais doivent rester distincts dans leur déroulement et dans les documents produits.

Une obligation d'information renforcée

Depuis la réforme de 2018, l'employeur doit profiter de cet entretien pour informer le salarié sur :

  • la validation des acquis de l'expérience (VAE) ;
  • l'activation de son compte personnel de formation (CPF) et les abondements que l'employeur peut y verser ;
  • le conseil en évolution professionnelle (CEP), gratuit et accessible à tous.

Cette information doit pouvoir être tracée : elle est souvent intégrée directement au compte rendu d'entretien, qui doit être formalisé par écrit et remis au salarié.

La périodicité : tous les deux ans… sauf accord collectif

Le principe reste un entretien tous les deux ans, à compter de l'entrée dans l'entreprise puis de chaque entretien précédent. La grande souplesse introduite par la loi Avenir professionnel est la possibilité, par accord collectif d'entreprise ou de branche, de définir une périodicité différente ainsi que des modalités adaptées pour le bilan à six ans. Attention toutefois : un accord ne peut pas supprimer l'obligation elle-même, ni écarter les cas de reprise après absence.

Les entretiens de reprise après absence

Un entretien professionnel doit être systématiquement proposé au retour du salarié après :

  • un congé de maternité, d'adoption ou un congé parental d'éducation (y compris à temps partiel) ;
  • un congé de proche aidant ou un congé sabbatique ;
  • une période de mobilité volontaire sécurisée ;
  • un arrêt de travail de longue durée pour maladie ;
  • la fin d'un mandat syndical (sous conditions).

Depuis 2018, le salarié peut également demander à ce que cet entretien ait lieu avant la reprise du travail, ce qui facilite l'anticipation du retour.

L'état des lieux à six ans et le risque d'abondement correctif

Tous les six ans, l'entretien professionnel prend la forme d'un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel. L'employeur y vérifie que le salarié a bien bénéficié des entretiens prévus et apprécie s'il a :

  1. suivi au moins une action de formation ;
  2. acquis des éléments de certification (par la formation ou par une VAE) ;
  3. bénéficié d'une progression salariale ou professionnelle.

La réforme de 2018 a simplifié — et durci — la sanction. Dans les entreprises d'au moins 50 salariés, si le salarié n'a pas bénéficié des entretiens prévus et d'au moins une action de formation autre qu'une formation obligatoire (celles conditionnant l'exercice de l'activité), l'employeur doit verser un abondement correctif sur le CPF du salarié. Son montant, fixé par décret, s'élève à 3 000 €. Le défaut de versement expose l'entreprise à un versement majoré au Trésor public. Les entreprises de moins de 50 salariés ne sont pas soumises à cet abondement, mais restent tenues à l'obligation d'organiser les entretiens : leur absence peut être invoquée devant le conseil de prud'hommes au titre du manquement à l'obligation d'adaptation et de maintien de l'employabilité.

Une articulation à repenser avec la santé au travail

La loi du 2 août 2021 pour renforcer la prévention en santé au travail a créé deux nouveaux rendez-vous qui gagnent à être articulés avec l'entretien professionnel : le rendez-vous de liaison pendant un arrêt de plus de 30 jours et la visite médicale de mi-carrière, organisée autour du 45e anniversaire ou à l'échéance fixée par accord de branche. Pour une PME, coordonner ces temps d'échange permet d'aborder utilement la prévention de l'usure professionnelle et les projets de reconversion, sans multiplier les rendez-vous.

Comment se mettre en conformité concrètement

Quelques réflexes simples permettent de sécuriser la démarche :

  • Cartographier les échéances : date d'entrée de chaque salarié, dates des entretiens réalisés, échéance des six ans.
  • Formaliser un support d'entretien commun, distinct de la grille d'évaluation, incluant l'information sur VAE, CPF et CEP.
  • Conserver les comptes rendus signés : en cas de contentieux ou de contrôle, la charge de la preuve pèse sur l'employeur.
  • Former les managers : un entretien professionnel bâclé est presque aussi risqué qu'un entretien non tenu.
  • Relier les entretiens au plan de développement des compétences, afin que les besoins exprimés débouchent réellement sur des actions.

Un logiciel RH comme RH Facility permet d'automatiser les alertes d'échéance, de centraliser les comptes rendus et de suivre, salarié par salarié, les formations suivies — trois éléments clés pour démontrer sa conformité.

En résumé

L'entretien professionnel n'est plus une simple formalité : c'est un outil de dialogue et un point de contrôle du parcours de chaque salarié, assorti d'un risque financier réel au-delà de 50 salariés. La règlementation évolue régulièrement et peut être aménagée par votre convention collective. Avant de définir votre calendrier ou de conclure un accord sur la périodicité, vérifiez les dispositions applicables à votre branche et, en cas de doute, rapprochez-vous de votre conseil habituel, de votre OPCO ou de la DREETS. Les textes de référence sont consultables sur le Code du travail numérique.