Les congés payés font partie des sujets RH les plus fréquents… et les plus sources de litiges. Entre le calcul des droits, l'ordre des départs, les délais à respecter et les évolutions récentes liées à la maladie, les PME doivent sécuriser leurs pratiques. Voici un tour d'horizon des règles essentielles et des devoirs de chacun, employeur comme salarié.

Qui a droit aux congés payés et comment se calculent-ils ?

Tout salarié, quel que soit son contrat (CDI, CDD, temps partiel, apprentissage) et son ancienneté, acquiert des congés payés dès son embauche. Le principe légal : 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables (5 semaines) pour une année complète de travail.

Deux modes de décompte coexistent en pratique :

  • Jours ouvrables : du lundi au samedi, soit 30 jours par an ;
  • Jours ouvrés : du lundi au vendredi, soit 25 jours par an.

Le décompte en jours ouvrés est admis à condition qu'il ne soit pas moins favorable au salarié. Un accord d'entreprise ou une convention collective peut prévoir des règles plus généreuses (jours supplémentaires pour ancienneté, par exemple) : il faut donc toujours vérifier le texte applicable à votre branche.

La période de référence d'acquisition est en principe du 1er juin au 31 mai, mais un accord collectif peut retenir l'année civile ou une autre période. À noter que le temps partiel n'entraîne pas de proratisation du nombre de jours acquis : un salarié à 60 % acquiert lui aussi 2,5 jours ouvrables par mois.

Les obligations de l'employeur

Permettre la prise effective des congés

L'employeur n'a pas seulement à accorder les congés : il doit s'assurer que le salarié les prend effectivement. La jurisprudence est constante sur ce point : si un salarié n'a pas pu solder ses congés, c'est à l'employeur de démontrer qu'il l'a mis en mesure de le faire. D'où l'importance de tracer les informations transmises et les demandes traitées.

Informer sur la période de prise et l'ordre des départs

L'employeur doit informer les salariés de la période de prise des congés au moins deux mois avant son ouverture. La période de prise du congé principal inclut obligatoirement la période du 1er mai au 31 octobre, sauf accord collectif différent.

Il fixe ensuite l'ordre des départs, après consultation des représentants du personnel s'ils existent, en tenant compte notamment :

  • de la situation de famille (conjoint ou partenaire salarié, enfants scolarisés, personne handicapée ou âgée à charge) ;
  • de l'ancienneté dans l'entreprise ;
  • de l'activité éventuelle chez un ou plusieurs autres employeurs.

Les conjoints et partenaires de PACS travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané.

Respecter le délai de prévenance

Une fois l'ordre des départs communiqué, l'employeur ne peut plus le modifier moins d'un mois avant la date prévue, sauf circonstances exceptionnelles. Le même délai d'un mois s'applique à l'information des salariés sur leurs dates de départ.

Verser l'indemnité de congés payés

Pendant ses congés, le salarié perçoit une indemnité de congés payés calculée selon la méthode la plus favorable entre :

  1. le maintien de salaire (la rémunération qu'il aurait perçue s'il avait travaillé) ;
  2. la règle du dixième de la rémunération brute totale perçue pendant la période de référence.

Cette comparaison est une obligation, pas une option. En cas de rupture du contrat, les jours non pris donnent lieu à une indemnité compensatrice de congés payés, y compris en cas de licenciement pour faute grave.

Les devoirs du salarié

Le salarié a lui aussi des obligations :

  • demander ses congés selon la procédure interne et dans les délais prévus ;
  • respecter les dates validées : partir sans autorisation ou prolonger ses congés peut constituer une faute ;
  • ne pas travailler pour un autre employeur pendant ses congés payés ;
  • rester joignable uniquement dans les limites du droit à la déconnexion : les congés sont une période de repos, l'employeur ne peut pas exiger de disponibilité.

Un salarié ne peut pas non plus renoncer à ses congés en échange d'une compensation financière tant que le contrat est en cours.

Fractionnement, report et cas particuliers

Le congé principal ne peut excéder 24 jours ouvrables consécutifs. Il doit comporter au moins 12 jours ouvrables continus pris entre le 1er mai et le 31 octobre. En cas de fractionnement du congé principal hors de cette période, des jours supplémentaires de fractionnement peuvent être dus, selon la loi ou l'accord applicable.

En principe, les congés non pris à la fin de la période sont perdus, sauf : accord de l'employeur, accord collectif de report, compte épargne-temps, ou impossibilité de prise liée à la maternité, à un accident du travail ou à une maladie.

Congés payés et arrêt maladie : une évolution majeure

Depuis la loi du 22 avril 2024, les périodes d'arrêt de travail pour maladie non professionnelle ouvrent droit à des congés payés, à raison de 2 jours ouvrables par mois, dans la limite de 24 jours ouvrables par période de référence. Les arrêts pour accident du travail ou maladie professionnelle continuent d'ouvrir droit à 2,5 jours par mois.

L'employeur doit informer le salarié de retour d'arrêt du nombre de jours dont il dispose et de la date limite pour les prendre, en principe dans le mois suivant la reprise. S'ouvre alors un délai de report de 15 mois. Ce dispositif étant récent et technique, il est prudent de faire valider vos calculs par votre expert-comptable ou un conseil spécialisé.

Bonnes pratiques pour sécuriser vos congés payés

  • Formaliser une procédure écrite de demande et de validation des congés ;
  • Afficher ou diffuser la période de prise et l'ordre des départs, en conservant une preuve ;
  • Suivre les compteurs de jours acquis, pris et restants, salarié par salarié ;
  • Alerter les salariés dont les soldes sont élevés avant la fin de la période ;
  • Vérifier systématiquement la convention collective, souvent plus favorable que la loi.

Un outil RH centralisé comme RH Facility permet d'automatiser les compteurs, de tracer les validations et de conserver l'historique des demandes : autant d'éléments précieux en cas de contrôle ou de contentieux.

Cet article présente les grands principes en vigueur à titre d'information générale. Les règles applicables dépendent de votre convention collective et de vos accords internes : pour une situation particulière, rapprochez-vous d'un professionnel du droit social ou de l'administration compétente.